Reinhart Foods Ltd. (« Reinhart ») a pour pratique de protéger la confidentialité et la sécurité des dossiers de ses clients, de ses fournisseurs et de ses employés. Nous nous engageons à respecter nos obligations en vertu des lois canadiennes sur la protection des données, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5, et les lois provinciales applicables. Nous adhérons aux principes de protection de la vie privée exposés ci-dessous, qui régissent la façon dont nous recueillons, utilisons, conservons et divulguons les renseignements personnels obtenus dans le cadre du développement, de la vente, de la promotion et de la distribution de nos produits ou dans le cadre d’un emploi.
Aux fins de cette politique, le terme « renseignements personnels » désigne tout renseignement concernant une personne identifiable, notamment les dossiers du personnel et les renseignements sur les clients et les fournisseurs, sauf le nom, le titre, l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone professionnel, le numéro de télécopieur professionnel ou l’adresse courriel professionnelle des membres du personnel d’une organisation.
Nous recueillerons, utiliserons, conserverons et divulguerons les renseignements personnels conformément aux principes de protection de la vie privée suivants :
Responsabilité. La responsabilité générale d’assurer le respect des lois en matière de protection des renseignements personnels et de la présente politique incombe au directeur des ressources humaines, qui est notre responsable de la protection de la vie privée, et ce, bien que d’autres personnes au sein de Reinhart soient responsables de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels et puissent être déléguées pour agir en son nom.
Nous sommes responsables des renseignements personnels qui sont en notre possession ou sous notre contrôle, notamment des renseignements personnels confiés à des tiers pour traitement. Nous exigeons de nos fournisseurs de services qu’ils se soumettent à des exigences contractuelles conformes à nos politiques en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels. Nous interdirons à nos fournisseurs de services d’utiliser les renseignements personnels, sauf aux fins spécifiques pour lesquelles nous les leur fournissons.
À moins que la loi ne l’exige, nous n’utiliserons pas les renseignements personnels à d’autres fins sans avoir avisé la personne à laquelle ils se rapportent, et sans avoir obtenu son consentement.
Consentement. Les renseignements personnels seront uniquement recueillis, utilisés ou divulgués avec le consentement de la personne concernée, sauf dans certaines circonstances où la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements est permise ou exigée par la loi. La façon dont nous procédons pour obtenir ce consentement peut varier selon le degré de sensibilité des renseignements. Nous obtiendrons un consentement dans tous les cas où les renseignements personnels visés sont considérés comme sensibles, comme les renseignements relatifs au revenu ou à l’état de santé.
Généralement, nous vous demanderons votre consentement pour l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels au moment de la collecte des renseignements. Toutefois, un nouveau consentement vous sera également demandé après la collecte si nous souhaitons utiliser les renseignements à de nouvelles fins.
Dans les situations où il est impossible ou difficile d’obtenir un consentement, nous agirons conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et aux lois provinciales en matière de protection des renseignements personnels, qui prévoient des exceptions pour ces situations.
Limitation de la collecte. Nous recueillerons les renseignements personnels par des moyens justes et licites, et limiterons la quantité et le type de renseignements personnels recueillis selon les fins visées.
Les renseignements personnels seront conservés pendant trois ans et seront conservés dans une installation de stockage verrouillée dans les locaux de Reinhart. Seul le service des Ressources humaines et le responsable de la protection de la vie privée ont accès à l’installation de stockage verrouillée dans laquelle les dossiers de renseignements personnels sont conservés. Après trois ans, les renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire et conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.
Les renseignements d’un membre du personnel seront détruits de façon sécuritaire et conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée lors de sa démission, de sa retraite ou de sa cessation d’emploi.
Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation. Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi l’exige. Reinhart peut vendre et/ou échanger des listes de clients à des entreprises et organisations tierces sélectionnées qui répondent à nos exigences de sécurité et de confidentialité. Ces listes ne contiendront pas de renseignements personnels ni de renseignements de solvabilité ou de transaction. Sous réserve de toute exigence commerciale, légale ou réglementaire applicable, nous veillerons à ce que les données soient détruites de manière sécurisée, effacées ou rendues anonymes.
Exactitude. Nous ferons tous les efforts possibles pour nous assurer que les renseignements personnels utilisés de façon régulière et que l’information utilisée pour prendre une décision à l’égard d’une personne sont suffisamment exacts, complets et à jour pour les fins auxquels ils doivent être utilisés.
Mesures de protection. Nous protégerons les renseignements personnels à l’aide de mesures de protection appropriées en fonction du degré de sensibilité de l’information. Les mesures de protection que nous appliquons permettent d’éviter la perte ou le vol des renseignements, ainsi que l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée, peu importe le format dans lequel l’information est conservée. Nous ferons preuve de vigilance pour l’élimination ou la destruction de renseignements personnels, afin d’empêcher toute partie non autorisée d’accéder aux renseignements. Les méthodes de protection que nous utilisons comprennent des mesures physiques (p. ex., le verrouillage des fichiers stockés et le contrôle de l’accès à nos bureaux), des mesures organisationnelles (p. ex., des codes de sécurité et la restriction de l’accès aux seules personnes qui en ont besoin) et des mesures technologiques (p. ex., l’utilisation de mots de passe et le codage). Nous exigeons que nos fournisseurs de services externes offrent un niveau de protection des renseignements personnels comparable à celui que nous leur fournissons.
Pour produire une demande d’exclusion, demander accès à vos renseignements personnels, rapporter des renseignements inexacts ou déposer une plainte, veuillez écrire à :
Direction des ressources humaines
Reinhart Foods Ltd.
7449 Hwy 26
Stayner, ON
LOM 1S0
