Politique de protection des renseignements personnels

Introduction

Reinhart Foods Ltd. (« Reinhart ») a pour pratique de protéger la confidentialité et la sécurité des dossiers de ses clients, de ses fournisseurs et de ses employés. Nous nous engageons à respecter nos obligations en vertu des lois canadiennes sur la protection des données, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5, et les lois provinciales applicables. Nous adhérons aux principes de protection de la vie privée exposés ci-dessous, qui régissent la façon dont nous recueillons, utilisons, conservons et divulguons les renseignements personnels obtenus dans le cadre du développement, de la vente, de la promotion et de la distribution de nos produits ou dans le cadre d’un emploi.

Aux fins de cette politique, le terme « renseignements personnels » désigne tout renseignement concernant une personne identifiable, notamment les dossiers du personnel et les renseignements sur les clients et les fournisseurs, sauf le nom, le titre, l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone professionnel, le numéro de télécopieur professionnel ou l’adresse courriel professionnelle des membres du personnel d’une organisation.

Politique concernant la protection des renseignements personnels :

Nous recueillerons, utiliserons, conserverons et divulguerons les renseignements personnels conformément aux principes de protection de la vie privée suivants :

1. Responsabilité. La responsabilité générale d’assurer le respect des lois en matière de protection des renseignements personnels et de la présente politique incombe au directeur des ressources humaines, qui est notre responsable de la protection de la vie privée, et ce, bien que d’autres personnes au sein de Reinhart soient responsables de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels et puissent être déléguées pour agir en son nom.

   Nous sommes responsables des renseignements personnels qui sont en notre possession ou sous notre contrôle, notamment des renseignements personnels confiés à des tiers pour traitement. Nous exigeons de nos fournisseurs de services qu’ils se soumettent à des exigences contractuelles conformes à nos politiques en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels. Nous interdirons à nos fournisseurs de services d’utiliser les renseignements personnels, sauf aux fins spécifiques pour lesquelles nous les leur fournissons.

2. Détermination des fins. Avant ou pendant la collecte de données, nous préciserons les fins auxquelles nous entendons utiliser les renseignements personnels. Selon la méthode employée pour la collecte des renseignements personnels, la détermination des fins pourra se faire oralement ou par écrit. Reinhart peut utiliser aux fins suivantes l’information recueillie :
   • Expédier des produits ou fournir des services à ses clients;
   • Fournir à ses clients un accès aux produits de Reinhart;
   • Répondre aux demandes de ses clients au sujet de leurs comptes et d’autres services;
   • Comprendre les besoins de ses clients actuels et de ses clients potentiels, et offrir des produits et services permettant de répondre à ces besoins;
   • Effectuer des vérifications de solvabilité à l’égard de clients actuels ou de clients potentiels;
   • Remplir ses obligations sur le plan juridique.

     À moins que la loi ne l’exige, nous n’utiliserons pas les renseignements personnels à d’autres fins sans avoir avisé la personne à laquelle ils se rapportent, et sans avoir obtenu son consentement.

3. Consentement. Les renseignements personnels seront uniquement recueillis, utilisés ou divulgués avec le consentement de la personne concernée, sauf dans certaines circonstances où la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements est permise ou exigée par la loi. La façon dont nous procédons pour obtenir ce consentement peut varier selon le degré de sensibilité des renseignements. Nous obtiendrons un consentement dans tous les cas où les renseignements personnels visés sont considérés comme sensibles, comme les renseignements relatifs au revenu ou à l’état de santé.

   Généralement, nous vous demanderons votre consentement pour l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels au moment de la collecte des renseignements. Toutefois, un nouveau consentement vous sera également demandé après la collecte si nous souhaitons utiliser les renseignements à de nouvelles fins.

   Dans les situations où il est impossible ou difficile d’obtenir un consentement, nous agirons conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et aux lois provinciales en matière de protection des renseignements personnels, qui prévoient des exceptions pour ces situations.

4. Limitation de la collecte. Nous recueillerons les renseignements personnels par des moyens justes et licites, et limiterons la quantité et le type de renseignements personnels recueillis selon les fins visées.

   Les renseignements personnels seront conservés pendant trois ans et seront conservés dans une installation de stockage verrouillée dans les locaux de Reinhart. Seul le service des Ressources humaines et le responsable de la protection de la vie privée ont accès à l’installation de stockage verrouillée dans laquelle les dossiers de renseignements personnels sont conservés. Après trois ans, les renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire et conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

   Les renseignements d’un membre du personnel seront détruits de façon sécuritaire et conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée lors de sa démission, de sa retraite ou de sa cessation d’emploi.

5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation. Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi l’exige. Reinhart peut vendre et/ou échanger des listes de clients à des entreprises et organisations tierces sélectionnées qui répondent à nos exigences de sécurité et de confidentialité. Ces listes ne contiendront pas de renseignements personnels ni de renseignements de solvabilité ou de transaction. Sous réserve de toute exigence commerciale, légale ou réglementaire applicable, nous veillerons à ce que les données soient détruites de manière sécurisée, effacées ou rendues anonymes.

6. Exactitude. Nous ferons tous les efforts possibles pour nous assurer que les renseignements personnels utilisés de façon régulière et que l’information utilisée pour prendre une décision à l’égard d’une personne sont suffisamment exacts, complets et à jour pour les fins auxquels ils doivent être utilisés.

7. Mesures de protection. Nous protégerons les renseignements personnels à l’aide de mesures de protection appropriées en fonction du degré de sensibilité de l’information. Les mesures de protection que nous appliquons permettent d’éviter la perte ou le vol des renseignements, ainsi que l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée, peu importe le format dans lequel l’information est conservée. Nous ferons preuve de vigilance pour l’élimination ou la destruction de renseignements personnels, afin d’empêcher toute partie non autorisée d’accéder aux renseignements. Les méthodes de protection que nous utilisons comprennent des mesures physiques (p. ex., le verrouillage des fichiers stockés et le contrôle de l’accès à nos bureaux), des mesures organisationnelles (p. ex., des codes de sécurité et la restriction de l’accès aux seules personnes qui en ont besoin) et des mesures technologiques (p. ex., l’utilisation de mots de passe et le codage). Nous exigeons que nos fournisseurs de services externes offrent un niveau de protection des renseignements personnels comparable à celui que nous leur fournissons.

8. Accès individuel. Sur demande écrite, nous informerons une personne à l’égard de laquelle nous possédons des renseignements personnels de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements. Nous nous réservons le droit de refuser l’accès à ces renseignements pour des raisons permises par la loi, comme les situations où donner accès aux renseignements impliquerait des coûts prohibitifs, la présence de références à d’autres personnes, ou lorsque les renseignements ne peuvent pas être divulgués pour des raisons juridiques, commerciales ou de sécurité. Si nous refusons l’accès à certains renseignements, nous aviserons la personne concernée des motifs de cette décision.
   Lorsque l’inexactitude ou le caractère incomplet de renseignements personnels que nous détenons est établi par la personne concernée, nous corrigerons ou mettrons à jour l’information, selon les besoins.
9. Demandes et plaintes.  Nous enquêterons sur toutes les plaintes écrites et répondrons à toutes les demandes écrites. Si nous jugeons qu’une plainte est justifiée, nous prendrons les mesures appropriées pour corriger le problème.

Pour produire une demande d’exclusion, demander accès à vos renseignements personnels, rapporter des renseignements inexacts ou déposer une plainte, veuillez écrire à :

Direction des ressources humaines
Reinhart Foods Ltd.
7449 Hwy 26
Stayner, ON
LOM 1S0

2. Rapport sur l’esclavage moderne

Introduction

Ce rapport est fourni par Reinhart Foods Limited/Aliments Reinhart Limitée pour la période du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2025. Conformément à la loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d’approvisionnement, ce rapport décrit les mesures prises par Reinhart Foods Limited/Aliments Reinhart Limitée durant la période de rapport pour prévenir et réduire le risque de travail forcé et de travail des enfants dans ses activités et chaînes d’approvisionnement.

Activités

Reinhart Foods Limited/Aliments Reinhart Limitée est une entreprise familiale, avec plus de 125 ans d’expérience dans la livraison de produits de qualité (certifié FSSC 22000 par la GFSI) et un service supérieur sur les marchés nord-américains. Reinhart est le principal producteur canadien de vinaigres, de cerises marasquin, de fruits glace, et est un nom respecté dans les industries des ingrédients de boulangerie et du cidre dur. Reinhart produit des marques propres pour les principaux détaillants canadiens ainsi que ses propres marques : Allen’s, Reinhart’s, Daltons (1834) et Jaffa. Reinhart est également un leader industriel des ingrédients tant pour les producteurs alimentaires locaux que pour les principaux fabricants multinationaux nord-américains.

Politiques, procédures et diligence raisonnable

Reinhart Foods Limited/Aliments Reinhart Limitée a pris des mesures pour prévenir et réduire le risque de travail forcé et de travail des enfants dans ses activités et ses chaînes d’approvisionnement en intégrant une conduite responsable des entreprises dans ses politiques et systèmes de gestion, qui incluent des politiques traitant explicitement le travail forcé et le travail des enfants.  Ces politiques sont fréquemment révisées et auditées pour des raisons de conformité.

Code de conduite

Reinhart Foods Limited/Aliments Reinhart Limitée s’engage à traiter tous les employés avec dignité et respect, et à offrir un lieu de travail sûr, sain et exempt de dangers reconnus pour la sécurité.  Nous avons mis en place des systèmes et des programmes pour garantir une rémunération juste et équitable à tous les employés en fournissant des salaires, des avantages sociaux et des horaires raisonnables conformément aux lois et réglementations applicables.

Nous veillons à ce que les travailleurs soient traités équitablement et sans discrimination fondée sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité et l’expression de genre, l’état civil, le handicap physique ou tout autre motif protégé applicable. La discrimination, le harcèlement sexuel ou toute autre forme de harcèlement ne seront pas tolérés.

Code de conduite des fournisseurs

Nous nous engageons à respecter le même code de conduite pour nos fournisseurs que pour nous-mêmes.  Les fournisseurs sont tenus de respecter notre politique de code de conduite des fournisseurs dans le cadre de leur relation commerciale continue avec Reinhart Foods Limited/Aliments Reinhart Limitée. 

Nous comprenons qu’il existe des risques généraux dans le commerce mondial, cependant Reinhart Foods Limited/Aliment Reinhart Limitee n’a pas identifié de risques spécifiques liés au travail forcé ou aux enfants dans ses propres activités ou dans sa chaîne d’approvisionnement.

Risque de travail forcé ou des enfants – Mesures de remédiation, formation et efficacité

Nous fonctionnons avec des politiques et pratiques conçues pour prévenir le travail forcé et le travail des enfants au sein de nos propres opérations et de celles de nos fournisseurs.  Celles-ci incluent :

• Questionnaire et rapport de conformité sur le code de conduite des fournisseurs
• Des formations offertes aux employés sur nos politiques contre le travail forcé et le travail des enfants, y compris, mais sans s’y limiter ; Lieu de travail respectueux, Code de conduite éthique
• Système de signalement confidentiel si les employés ont des inquiétudes ou des soupçons de violation de ces politiques 

Nous n’avons identifié aucun cas de contrainte ou d’enfant, ni de perte de revenus pour des familles vulnérables, et n’avons donc pris aucune mesure pour remédier à ces problèmes durant cette période.

Bien que nous n’ayons pas encore pleinement formalisé un processus d’évaluation de l’efficacité de nos actions, nous avons pris des mesures pour surveiller la conformité en collectant des accords, politiques ou attestations signés par les fournisseurs ; Vérification ponctuelle et recherches aléatoires pour confirmer la conformité.